Što je site inspection i zašto je važan za uspjeh poslovnih evenata?

Site inspection vrlo je čest pojam u kongresnoj, odnosno MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) industriji, a predstavlja inspekciju lokacije održavanja eventa - ključni korak u uspješnom planiranju. Site inspection podrazumijeva fizički obilazak i pregled prostora ili destinacije na kojoj će se održati određeni event. To je prilika za organizatore da osobno provjere sve segmente, od tehničkih specifikacija do ambijenta, kako bi osigurali da sve odgovara zahtjevima klijenta.

Nekada su se eventi planirali i po nekoliko godina unaprijed, a danas su se svi rokovi u organizaciji evenata poprilično skratili. Veliki međunarodni kongresi još uvijek se planiraju puno unaprijed. U tom slučaju, tri posjeta lokaciji bi bila idealna: godinu dana unaprijed (kako bi se odabrao i odredio sami objekt), šest mjeseci prije eventa (kako bi se ponovno provjerili uvjeti na lokaciji) i jedan mjesec prije (za finalni pregled).

Zašto je važno uživo posjetiti lokaciju eventa?

Tehnički dio planiranja eventa započinje potragom lokacije. Najbolje je prvo saznati osnovne informacije o objektima koje imate na raspolaganju kako biste suzili potragu za pravim i eliminirali nekompatibilne opcije na temelju ključnih zahtjeva kao što je kapacitet. 

Digitalni kanali izvrstan su način da dobijete početni dojam o destinaciji i objektu. Primjerice, za organizaciju evenata u Bosni i Hercegovini tu je lokalni venue finder portal PoslovniTurizam.ba koji, osim liste kongresnih kapaciteta, nudi i praktičan alat Event asistent koji će uvelike pomoći da suzite izbor objekata u željenoj destinaciji prema najvažnijim parametrima vašeg eventa. Ovdje možete i pogledati fotografije lokacije, objekta i njegovih dvorana.

Dok digitalni alati pružaju osnovni uvid u prostor, ništa ne može zamijeniti doživljaj uživo. Fizički obilazak lokacije omogućava organizatorima da osjete, provjere i procijene neke važne stavke:

• Atmosfera - prostor treba odgovarati tonu i stilu eventa. Uživo se mogu osjetiti ambijent, svjetlost, zvukovi i vibracije prostora, što je teško procijeniti putem fotografija ili videozapisa.
• Tehničke specifikacije - od akustike do rasvjete, tehnički zahtjevi mogu značajno utjecati na kvalitetu eventa. Fizičkim obilaskom može se provjeriti zadovoljava li prostor sve tehničke potrebe.
• Lokacija i pristupačnost - lokacija mora biti lako dostupna sudionicima. Site inspection omogućava procjenu prometa, parkinga, dostupnosti javnog prijevoza i drugih logističkih elemenata.
• Komunikacija s osobljem - posjet uživo pruža priliku za upoznavanje s osobljem koje će biti zaduženo za realizaciju eventa. To može uključivati razgovore s voditeljima prostora, tehničkim timom i ugostiteljima, što pomaže u procjeni profesionalizma i fleksibilnosti tima.

Kako pripremiti i dogovoriti site inspection?

Priprema za site inspection počinje detaljnim planiranjem. Prije nego što dogovorite obilazak, jasno definirajte ciljeve eventa. Koji su ključni zahtjevi koje prostor mora ispuniti? Što je pri tome važnije - tehnološka infrastruktura, estetika prostora ili nešto treće?

Obratite se voditeljima objekta/prostora i dogovorite termin koji odgovara svim ključnim dionicima. Idealno je uključiti sve relevantne članove tima u ovaj proces.

Na site inspection je poželjno doći sa sveobuhvatnim popisom za provjeru, popisom ciljeva eventa i listom sa specifikacijama koje uključuju sve relevantne informacije o tvrtki organizatoru, samom eventu, potrebama za dvoranama, zahtjevima za smještaj, hranu i piće itd. Pripremite listu pitanja i stavki koje želite provjeriti prilikom obilaska. To će vam pomoći da ništa ne propustite i da budete temeljiti u svom pregledu. Također, ne zaboravite fotografirati važne dijelove prostora ili neke posebne detalje kako biste podijelili informacije/fotografije sa svojim timom i ostalim dionicima.

Najvažnije stavke i pitanja za site inspection

Kaže se kako je priprema pola posla. Stoga je dobro prilikom site inspectiona imati listu ključnih pitanja i stavki koje trebate proći s voditeljem objekta:

1.    Prostor i kapacitet:

• Koliki je maksimalni kapacitet prostora?
• Kako su raspoređeni prostori za različite segmente eventa (plenarne sesije, pauze, radne grupe i sl.)?

2.    Tehnička infrastruktura:

• Kakva je dostupnost i kvaliteta AV opreme?
• Postoje li ograničenja u pogledu tehnike koju možete donijeti ili instalirati?

3.    Pristupačnost i logistika:

• Kako je organiziran pristup lokaciji?
• Ima li dovoljno parking mjesta ili je osiguran prijevoz za sudionike?

4.    Ugostiteljstvo i catering:

• Koje opcije catering usluga su dostupne?
• Možete li prilagoditi jelovnik specifičnim zahtjevima sudionika?

5.    Sigurnosni standardi:

• Kakvi su protokoli u slučaju hitnih situacija?
• Postoje li specifične mjere sigurnosti koje lokacija primjenjuje?

6.    Fleksibilnost i podrška osoblja:

• Koliko je osoblje fleksibilno u pogledu promjena u zadnji čas?
• Je li osigurana tehnička podrška tijekom cijelog eventa?

Site inspection je neizostavan dio procesa planiranja svakog uspješnog MICE eventa. Obilazak lokacije uživo pruža organizatorima neprocjenjiv uvid u stvarno stanje prostora, omogućava rješavanje potencijalnih problema unaprijed i postavlja temelje za uspješan event. Dobro planiran i proveden site inspection osigurava da svi aspekti eventa budu pažljivo usklađeni s ciljevima i očekivanjima, što na kraju rezultira pozitivnim iskustvom za sve sudionike.