Kako privući prave sponzore i osigurati budžet za vaš event?

Bez obzira organizirate li konferenciju, festival, poslovni sastanak ili edukativni seminar, budžet je uvijek izazov. U zemlji poput Bosne i Hercegovine, gdje se event industrija suočava s ograničenim resursima i velikom konkurencijom pri dobivanju pažnje publike i partnera, sponzorstva mogu biti presudan faktor uspjeha. No, sponzori neće pokucati sami – morate ih znati pronaći, zainteresirati i uvjeriti da je vaše događanje prava prilika za njih.

U nastavku donosimo konkretne savjete kako privući sponzore za svoj event, od prve ideje do potpisanog ugovora.

1. Priprema je pola posla – definirajte vrijednost vašeg eventa

Prije nego što krenete s kontaktiranjem potencijalnih sponzora, važno je jasno definirati zašto bi netko uopće želio sponzorirati vaše događanje. Što dobivaju zauzvrat? Tko je vaša publika? Kakva je vidljivost? Koliko medijske pažnje očekujete? Sponzori traže povrat investicije kroz promociju svog brenda, pristup ciljanoj publici i pozitivan imidž.

Napravite profesionalni sponzorski paket ili ponudu – dokument koji sadrži ključne informacije:

• naziv i tip događanja
• ciljana publika – očekivani broj sudionika, profil (dob, profesija, interesi, kupovna moć i sl.)
• lokacija i datum
• marketinški kanali i dosadašnji uspjesi (ako ih imate)
• mogućnosti promocije sponzora - logotipi, medijska vidljivost, štandovi, promotivni materijali…
• ponude za sponzore - različite vrste sponzorskih paketa (npr. zlatni, srebrni, brončani) s jasnim benefitima
• vrijednost za sponzora - brand awareness, promocija, networking…

Važna je i profesionalnost u prezentaciji – ne šaljite sponzorima generički e-mail. Umjesto toga, personalizirajte pristup: istražite tvrtku, njihove ciljeve, ciljne skupine i prethodne suradnje pa pokažite kako se vaše događanje uklapa u njihovu strategiju.

Savjet: Priložite i primjere medijskog izvještavanja, video sažetke prošlih evenata, izjave sudionika i fotografije – vizualni materijali ostavljaju snažniji dojam od praznih obećanja.

2. Pronađite idealne sponzore – ciljajte kvalitetu, ne kvantitetu

Jedna od najčešćih pogrešaka je pokušaj privlačenja velikih nacionalnih ili međunarodnih brendova bez jasnog razloga zašto bi ih vaš event uopće zanimao. Razmišljajte lokalno i ciljano. Mnogo je manjih tvrtki i brendova u BiH koje žele istaknuti svoje poslovanje u zajednici, posebno ako vaša publika odgovara njihovom tržištu.

Koga kontaktirati?

• lokalne tvrtke vezane uz tematiku događanja
• brendove koji žele proširiti prepoznatljivost u određenoj regiji
• marketinške agencije koje upravljaju budžetima klijenata
• institucije, udruženja i nevladine organizacije

Kada kontaktirate sponzore, ne razmišljajte samo u okvirima novčane podrške. Ponudite i druge oblike sponzorstva kao što su medijski prostor, usluge cateringa, tehnička oprema, prostori za održavanje i slično. Ponekad će prava suradnja donijeti veću vrijednost od samog financiranja.

Koristite LinkedIn za pronalazak pravih osoba za kontakt, personalizirajte pristup i uvijek se potrudite objasniti zašto baš njih vidite kao idealne partnere.

3. Ponudite vrijednost, ne (samo) logotip

U prošlosti je “standardni paket” podrazumijevao: logo na plakatu, spominjanje na konferenciji za medije i PR materijalima te roll-up banneri u dvorani ili ispred nje. Danas to nije ni blizu dovoljno. Sponzori traže mjerljiv povrat investicije.

Budite kreativni i ponudite:

• uključivanje sponzora u program (predavanje, radionica, interaktivni sadržaj)
• promociju na društvenim mrežama i kroz newslettere
• brendirane sadržaje – poput kutka za fotografiranje, zone za opuštanje ili poklon vrećica (tzv. goodie bags)
• ekskluzivne promocije proizvoda i usluga za sudionike događanja ili nagradne igre
• izvještaj o učinkovitosti sponzorske kampanje nakon eventa.

Primjer: Ako organizirate B2B konferenciju, ponudite sponzoru pristup listi sudionika (uz GDPR suglasnost), mogućnost održavanja vlastite prezentacije ili sudjelovanje u panel diskusiji. Time mu omogućujete pozicioniranje kao lidera u branši, a ne samo kao „onog koji je platio banner“. 

Na tržištu poput BiH, gdje se mnogo toga temelji na osobnim kontaktima i usmenoj preporuci, stvarna aktivacija sponzorstva i povezivanje s publikom donosi daleko veći učinak nego pasivno oglašavanje.

4. Njegujte odnose i mjerite rezultate

Privući sponzora prvi put je važno, ali još važnije je zadržati ga za buduće projekte. Stvarajte dugoročne odnose. Ako ste sponzoru omogućili kvalitetnu promociju, novu publiku ili povratnu informaciju o njegovoj vidljivosti, velika je vjerojatnost da će vas podržati i sljedeći put. Da biste to postigli, ponašajte se prema njemu kao prema partneru, a ne samo kao izvoru prihoda.

Tijekom priprema i realizacije događanja:

• održavajte redovnu komunikaciju i uključujte ih u važne faze organizacije
• poštujte dogovorene obaveze (vidljivost loga, promocija na društvenim mrežama, distribucija promo materijala)
• omogućite im dodatnu promociju ako je moguće (intervjui, izjave za medije, ekskluzivne prezentacije).

Nakon eventa, obavezno napravite izvještaj koji uključuje:

• broj sudionika, doseg na mrežama, medijsku pokrivenost
• fotografije i video materijale
• izjave sudionika ili relevantne podatke o uspjehu eventa
• zahvalu i prijedlog za nastavak suradnje.

Pokažite da ste ozbiljan partner koji zna ispuniti obećano. To je najbolji način da osigurate dugoročnu podršku i čak proširite krug sponzora za iduća izdanja.

Fokusirajte se na win-win suradnje gdje sponzor dobiva pažnju, tržišni doseg i reputaciju, a vi sredstva i resurse za kvalitetniju organizaciju. Ukoliko jasno komunicirate vrijednost svog događanja, ciljate prave partnere i dosljedno isporučujete ono što ste obećali – uspjeh neće izostati. U MICE industriji BiH, koja se sve više otvara prema profesionalizaciji i internacionalnim standardima, upravo to može biti ključna prednost za svakog organizatora.