Kako privući MICE goste u destinaciju?
Raznolikost, jednakost i inkluzivnost za koje u kongresnoj industriji koristimo skraćenicu DEI (Diversity, Equality and Inclusion), pojmovi su o kojima se u posljednje vrijeme priča i na temu kojih se pokreću brojne rasprave u svim granama gospodarstva i u svim industrijama. Na gotovo svakoj konferenciji i korporativnom događanju jedan od panela posvećen je ideji kako primijeniti ova načela u poslovanju. Kakva je situacija u MICE ili kongresnoj industriji?
DEI i pristupačnost ključni su za stvaranje inkluzivnog i gostoljubivog okruženja prilikom svakog sastanka, konferencije, kongresa, sajma ili incentiva. Važno je da se svi uključeni – organizatori, govornici, sudionici, tehnička podrška i drugo osoblje – osjećaju prihvaćenima i da su na pravome mjestu te s događanja odu zadovoljni. Uspješan event će prilikom organizacije uzeti u obzir ova načela i djelovati prema njima. Nekoliko je primjera i strategija koje možemo primijeniti prilikom organizacije poslovnih evenata.
Raznolikost na svim razinama
Osigurajte raznoliku zastupljenost među govornicima, voditeljima, izlagačima i ostalim osobama koji imaju aktivnu ulogu, ali i među sudionicima. Jesu li jednako zastupljeni svi spolovi, LGBTQI+ i druga spolna opredjeljenja, nacionalna i geografska podrijetla, kulture i sposobnosti? Za događanje je važno da sudjeluju govornici i stručnjaci iz različitih sredina, kultura i različitih identiteta. Na taj način promičete širi raspon perspektiva i iskustava, čineći događanje inkluzivnim i sveobuhvatnim za sudionike. Raznolikost svih prisutnih ne samo da vodi do kreativnije i kvalitetnije rasprave i suradnje, nego postavlja presedan za ostatak industrije i gradi pozitivnu sliku vašeg eventa koja vam može donijeti još više poslovnih angažmana.
Osim na samom događanju, raznolikost je važna i unutar vaše firme. Postavlja se pitanje: Koliko je raznolika MICE industrija? Prema istraživanju iz 2021. godine, koje je na IBTM World Online predstavila Stephanie Corker iz tvrtke Wasserman, 83% profesionalaca u kongresnoj industriji su bijelci, samo 3% industrije predstavljaju afričko-američki stručnjaci; od 145 visoko pozicioniranih voditelja u 20 najvećih svjetskih tvrtki organizatora sajmova nema izvršnih direktora iz manjinskih skupina; 23% žena ima izvršne uloge, a samo 3% osoba se identificira kao osoba s invaliditetom. Možda se kroz posljednjih godinu dana situacija malo poboljšala, ali očito je da na ovome treba poraditi. Rješavanje pitanja nejednakosti zahtijeva napor pojedinaca na svim razinama, osiguravajući jednake prilike za posao svima, stvarajući inkluzivna radna okruženja te zastupljenost manjinskih zajednica u tvrtkama u industriji.
Jednakost i inkluzija u komunikaciji
Koristite uključiv jezik u svim kanalima komunikacije, kako pisanim tako i usmenim. To podrazumijeva izbjegavanje rodno vezanih izraza, korištenje pristupačnog rječnika i titlova ili usluga tumačenja za polaznike s oštećenjima sluha ili jezičnim barijerama. Primjerice, preporučljivo je da videozapisi koji se koriste tijekom događanja imaju titlove kako bi osobe oštećena sluha mogle lakše pratiti sadržaj.
Neka informativni materijali događanja budu dostupni na više jezika. Prilagodite svoju komunikaciju na samom događanju sudionicima s različitim sposobnostima. To može uključivati usluge prevoditelja znakovnog jezika ili pomoćnih uređaja za slušanje. Uzmite u obzir potrebe osoba s oštećenjem vida osiguravanjem materijala na brajici, korištenjem velikih fontova na pisanim materijalima ili audio opisa.
Pristupačnost destinacije i lokacije
Odaberite destinaciju, ali i objekte koji su pristupačni osobama s invaliditetom. Osigurajte pristup invalidskim kolicima, rampe, dizala i pristupačne toalete. Omogućite jasne znakove i upute u cijelom prostoru kako biste pomogli osobama s oštećenjem vida. Uz to, razmislite o mogućnostima rasporeda prostora za sjedenje za osobe s poteškoćama u kretanju ili kroničnim bolestima.
Osim toga, nije na odmet prepoznati i pozabaviti se osjetilnim potrebama sudionika. Osigurajte tiha područja i zone za opuštanje za pojedince kojima je možda potreban odmor od bučnih ili pretrpanih prostora. Ponudite slušalice za suzbijanje buke ili druga senzorna pomagala za osobe sa senzornom osjetljivošću.
Pristupačnost podrazumijeva i hibridni format događanja, odnosno online pristup predavanjima i panelima, kako bi sudjelovati i oni koji nisu u mogućnosti prisustvovati uživo.
Obuka i senzibilizacija svih uključenih u organizaciju
Važno je da svi uključeni u organizaciju događanja budu svjesni DEI načela. Potrudite se provesti obuku za osoblje i volontere kako biste podigli svijest o DEI-u i pristupačnosti. Naučite ih kako stvoriti uključivo okruženje, kako komunicirati s pojedincima iz različitih sredina i rješavati specifične potrebe. Na taj način će svi uključeni u događanje biti upućeni i osjetljivi na te probleme.
Kako biste osigurali kvalitetnu obuku pa na posljetku i vidljive promjene, najbolje je raditi s lokalnim specijaliziranim DEI konzultantom. Također, u današnje vrijeme je moguća i certifikacija osoba i tvrtki za DEI, a postoji nekoliko certifikata od strane međunarodnih specijaliziranih tvrtki, od kojih mnoge nude i online tečajeve i polaganje ispita: The National Centre for Diversity, Diverse Matters, Institute for Diversity Certification. U sklopu MICE industrije postoje tečajevi prilagođeni određenim vrstama događaja i organizacija pa vrijedi istražiti i pronaći savjetnike s iskustvom u vašem sektoru koji bi mogli pružiti ciljanu obuku i podršku.
Odličan primjer DEI senzibilizacije ne samo tima, već i svih sudionika na njihovim događanjima ima IMEX. Oni imaju definiran kodeks ponašanja, kao i vodič za uključiv jezik i komunikaciju, a redovno objavljuju i blogove na temu svih ovih načela.
Povratne informacije i nadogradnja
Povratne informacije sastavni su dio organizacije događanja, kao i kontinuirano poboljšanje na temelju njih. Potaknite sudionike da vam daju povratne informacije u vezi s njihovim iskustvima s DEI i pristupačnošću. Iskoristite te informacije kako biste identificirali područja koja trebate poboljšati i izvršiti potrebne promjene za buduća događanja. Redovito ocjenjujte i ažurirajte svoje procedure i prakse kako biste poboljšali inkluziju i pristupačnost.
Sudionici događanja se žele osjećati sigurno, dobrodošlo i cijenjeno - bez obzira tko su ili odakle dolaze. Stoga raznolikost, jednakost, inkluzija i pristupačnost moraju biti dio svakodnevnog poslovanja, vrijednosti i kulture MICE firme i industrije.
